イベント開催までの流れ
各担当の役割
学会等における確認事項
セッション進行について


※確認事項は詳細に検討することで、本番中のトラブル軽減に繋がります。
※あくまで参考であり、状況に応じて変更することがあります。

1. 役割分担
以下のようにそれぞれの役割は各項目に対し責任を持って対応する。
 ■主催者
 企画 / プログラム作成 / 接続施設選定 / 全体調整

 ■座長
 セッション進行

 ■事務局
 事務手続き全般 / 発表者との調整 / 定期的ミーティングのスケジュール調整・通知

 ■会場施設スタッフ
 会場の既存の機材(机・椅子・照明・プロジェクター等)の管理 /
 設営から本番中までのネットワーク管理・障害時対応  ※既存ネットワークの場合

 ■学会設営係
 会場設営・設備のコントロール / 持ち込み機材(カメラ・プロジェクター・音響・発表資料用のパソコン等)
 の準備及びコントロール・障害時対応

 ■通訳
 言語(例:英語→日本語) / 人数

 ■遠隔接続係
 本番・ミーティングで利用するテレビ会議システム決定・担当 / 遠隔会場とのテスト /
 テレビ会議システムの操作・障害時対応 / MCU操作 / 設営から本番終了までのネットワーク管理・障害時対応
 (※ネットワーク新設の場合)

 ※注意事項:以下の事項については誰がいつ、どのように対応するかを確認する
 ■座長への説明:進行シナリオ / 遠隔接続施設名 / 座長のモニターの見方等
 ■画面構成・音声運営
 ■音声や映像のMIX操作
 本番のトラブル時の対応
   ・学会設営係、遠隔接続係がセッションを中断してトラブル対応ができるか
   ・学会設営係、遠隔接続係の音声を遠隔施設だけに送れるか

2. プログラム
 ■期間
 ■会場
 ■部屋
 ■接続形態:カンファレンスかライブか / テレカンファレンスかストリーミングか / 接続施設
       (※ライブの場合は倫理委員会の申請)
 ■接続内容:カメラ映像 / 医療機器 / 発表 / 動画 / 音声(モデレータ・術者)

3. テストスケジュール
 ■本番直前:部屋の準備・テスト時間に使用できるのはいつからか / 機材は置いておけるのか / 部屋に鍵はかかるか
 ■本番までの適当な時期:各施設とMCUの接続テスト(※MCU使用の場合)
 ■本番1か月前:実際の機材で会場ネットワーク開通後テスト(※会場ネットワーク新設の場合)

4. ネットワーク、システム
 ■各地点のネットワーク:学術回線か商用回線 / 帯域 / グローバルIP / セキュリティポリシー / ファイヤーウォール
 ■各地点のシステム、MCU

5. 準備の流れ
 ■定期的ミーティング
 ■プログラム、MLの作成
 ■プログラム、MLのアナウンス
 ■テスト

6. アンケート
 ■内容、担当、配布形式

7. 会場レイアウト

8. 副連絡手段、モバイルの入手