イベント開催までの流れ
各担当の役割
学会等における確認事項
セッション進行について

           
テレカンファレンスでの役割
 

オーガナイザー
  1.以下の項目を決定し、プログラムを完成させる。
    1)トピックスおよび簡単な紹介
    2)期日および時間(各地点との時差に注意)
    3)参加者および接続施設(ローカルエンジニアも含む)
    4)座長
    5)発表者と発表タイトル
2.各地点のモデレーターに協力可能なローカルエンジニアを探してもらうよう依頼し、担当者名をプログラムに記載する。
3.必要に応じて、演者の紹介文や抄録を収集する。
4.参加者にテレカンファレンスに関するポリシーを周知する。
    http://www.temdec.med.kyushu-u.ac.jp/gaiyo_policy.html
5.参加者にアンケートへの協力を呼びかける。
6.テレカンファレンス終了後、プログラムの最終版(接続施設、発表者、スケジュールなど)および報告書を作成する。

座長
  1.プログラムを事前に確認し、テレカンファレンス全体の司会を務める。
    1)開会および閉会の辞を述べる。
    2)開始時、終了時に各地点からの挨拶を呼びかける。
    3)時間を管理する。
    4)アンケート実施時は、協力を呼びかける。

モデレーター
  1.施設の代表者を務める。
2.接続支援のできるローカルエンジニアを探し、技術協力を依頼する。
3.発表者を決定する。
4.発表者、発表タイトル、エンジニアの情報(氏名および連絡先)などを主催者に連絡する。
5.各地点での司会を務める。
6.テレカンファレンス時、施設からの参加者を紹介する。

発表者
  1.発表タイトルを決め、施設のモデレーターに連絡する。
2.スライドを作成する。
3.スライドデータをローカルエンジニアに提出する。

討論者
  1.討論に参加する。

チーフエンジニア
  1.主催者と連絡を取り、プログラム内容を把握する。
2.各地点のローカルエンジニアと連絡を取り、テレカンファレンスに最適なシステムおよびサーバーを決定する。
3.該当イベントのメーリングリスト宛に、技術的情報(接続方法、テストスケジュール)をアナウンスする。
4.接続テストを計画・実施し、技術的な問題を解決する。
5.テレカンファレンス中は多地点接続装置(MCU)の操作など技術的な対応をする。
6.各地点のローカルエンジニアとチャット等で連絡を取り合い、トラブルに備える。
7.終了後、各地点から記録写真を回収する。

各地点のローカルエンジニア
  1.協力依頼があったら、自施設のモデレーターと連絡を取り準備を開始する。
2.必要な機器やネットワークの状況を確認する。
3.接続テストに参加して、画質や音声を確認する。
4.必要に応じ、技術的な問題点を解決する。
5.テレカンファレンス中の連絡のためにチャットツールを準備する。
6.テレカンファレンス中の技術支援を行う。
7.テレカンファレンス中の様子を写真に収める。

事務局、コーディネーター
  1.主催者からの指示に応じて連絡や調整、事務手続きを行う。
2.メーリングリストやプログラムのアナウンス、情報更新を行う。
 

*不明な点については、いつでもお問い合わせください。